Muchos de nosotros somos grandes oradores y motivadores en persona, es decir, somos capaces de hacer contacto visual con nuestro público y ver en sus reacciones el efecto que estamos causando. Es mucho más difícil sentir esa confianza al realizar presentaciones mediante teleconferencias, porque uno no puede percibir las reacciones de la audiencia con tanta facilidad.

Éstos son algunos consejos para tener éxito en una conferencia:

• Comenzar con fuerza
  Inicie la conferencia con un saludo entusiasta. La impresión causada en los primeros cinco segundos de una conferencia determina cuán receptivo y atento estará el público.



• Mantener una estructura
  Describa la agenda de la conferencia. Esto les permitirá a los participantes saber lo que viene y seguir al presentador.



• No apartarse del tema
  Respete la agenda. Es una buena idea anotar en un papel en letra grande los temas que desea destacar y colocarlo en un lugar donde pueda verlo durante la conferencia. Si surge una consulta sobre un tema diferente, proponga abordarlo al final de la reunión, luego de que se hayan tratado los temas acordados, y retome el tema de su interés.



• Ser breve
  Intente presentar sus ideas de forma clara, concisa y fácil de seguir.



• Mirar el reloj
  Manténgase atento a la duración de la conferencia y respete el tiempo de los demás.



• Buscar aportes
  Pídales a los participantes con regularidad su opinión sobre el tema que se está tratando. Elija a alguien específico en lugar de pedir comentarios del grupo. Esta simple técnica le permitirá evaluar cómo se está recibiendo su mensaje y los demás participantes prestarán mayor atención por si usted les pregunta algo.



• Para concluir...
  Deje en claro que la presentación está llegando a su fin. Repase los puntos más importantes de la reunión, vuelva a definir con claridad sus objetivos o expectativas, y cierre formalmente el encuentro.



• Pensar en el producto final
  Aproveche los servicios especializados que ofrezca su proveedor de teleconferencia. Quizás sea bueno tener una operadora para controlar que no interfieran en la conferencia ruidos molestos de fondo y asegurarse de que la presentación transcurra sin interrupciones. Si la presentación fuera a retransmitirse o almacenarse en un sistema de correo de voz, utilice los servicios de edición para asegurarse de que la audiencia reciba un sonido óptimo.

Además, recuerde a todos los participantes que existen algunas reglas que todos deben respetar para que la reunión sea exitosa:

• Ser puntual
  Demorar una reunión es una falta de respeto.



• Botones para silenciar
  Pida a los participantes que, cuando no hablen, utilicen el botón para Silenciar de sus teléfonos y tomen el auricular sólo cuando deseen hablar. El ruido de fondo es molesto y puede impedir que los participantes reciban la información que necesitan.



• No poner la conferencia en espera
  Al utilizar los servicios Automatizado, si un participante deja la conferencia para atender otra línea o agregar a un tercero, toda la conferencia escuchará la música de espera o los mensajes, y no se podrá continuar hasta que el participante regrese.



• Identificarse
  Solicite que todos los participantes digan su nombre al momento de hablar. No todos podrán identificar a los demás por el sonido de su voz, en especial cuando se utilizan teléfonos con altoparlantes o celulares.



• Y lo más importante de todo: ¡ESTÉ BIEN PREPARADO!
  Tenga una idea clara de cómo desea que se desarrolle la conferencia y prepare una agenda por escrito. No hay nada mejor que una buena preparación.